1. Wie is verantwoordelijk?
Hardcom, handelend onder de naam Fotopersbureau HCA (hierna: ‘HCA’ of ‘wij’), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring staan.
Adres: Karinthiestraat 6, 1827 EP Alkmaar, Nederland. KvK 37100043. Btw-identificatienummer NL001450606B43. Telefoon +31 (0)6 53740376. Voor privacyvragen en -verzoeken: info@fotopersbureauhca.nl.
2. Voor wie en waarvoor geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van de website en beeldbank, particuliere en zakelijke klanten, accountgebruikers, contactpersonen, fotografen en andere leveranciers van beeldmateriaal, en personen die herkenbaar op foto’s of in bijbehorende redactionele informatie voorkomen.
De verklaring beschrijft de verwerking door HCA. Websites of diensten van derden hebben hun eigen privacyvoorwaarden.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identiteits- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentie.
- Zakelijke gegevens, zoals bedrijfsnaam, functie, factuurgegevens, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
- Accountgegevens, zoals gebruikersnaam, accountstatus, toegangsrechten en gegevens die nodig zijn om de login te beveiligen.
- Bestel-, licentie- en gebruiksgegevens, zoals gekozen foto, licentietype, downloadmoment, prijs, factuur, betaalstatus, accountafspraak en eventuele gebruiksbeperkingen.
- Betaalgegevens die nodig zijn voor afhandeling en administratie, zoals betaalstatus, bedrag en transactiereferentie. De betaalprovider verwerkt de feitelijke betaalinstructie; HCA ontvangt in beginsel geen volledige bank- of kaartgegevens.
- Technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, datum en tijd, browser- en apparaatgegevens, cookievoorkeuren, login- en foutmeldingen en beveiligingslogs.
- Beeld- en redactionele gegevens, waaronder foto’s, miniaturen, onderschriften, locatie, datum, gebeurtenis, fotograafcredit en gegevens van herkenbare personen.
- Toestemmingen en voorkeuren, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of niet-noodzakelijke cookies, wanneer die functies worden aangeboden.
4. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken alleen gegevens wanneer daarvoor een doel en een wettelijke grondslag bestaan. De voornaamste verwerkingen zijn:
| Verwerking | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Account, bestelling en download | Registratie, levering van beeldbestanden, licentiebeheer en klantenservice. | Uitvoering van de overeenkomst of stappen vóór het sluiten daarvan. |
| Betaling en administratie | Betaling, facturering, boekhouding en fiscale controle. | Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Accounts beschermen, storingen onderzoeken, fraude en ongeoorloofd gebruik tegengaan. | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en controleerbare dienst. |
| Contact en geschillen | Vragen beantwoorden, rechten vaststellen en juridische aanspraken behandelen. | Overeenkomst, gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting. |
| Nieuwsbrief | Toezenden van nieuws of aanbod, als deze mogelijkheid wordt gebruikt. | Toestemming; afmelden kan altijd. |
| Niet-noodzakelijke cookies | Statistiek, voorkeuren of marketing, voor zover toegepast. | Toestemming via de cookie-instellingen. |
| Fotoarchief en publicatie | Journalistieke verslaggeving, redactionele ontsluiting, archivering en beheer van auteurs- en licentierechten. | Afhankelijk van de context: gerechtvaardigd belang, journalistiek doel en toepasselijke wettelijke uitzonderingen. |
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij dit belang af tegen de belangen, rechten en redelijke verwachtingen van de betrokken persoon.
5. Foto’s en herkenbare personen
Een herkenbare persoon op een foto kan een persoonsgegeven zijn. HCA beheert een journalistieke beeldbank met foto’s en redactionele metadata. Beelden kunnen afkomstig zijn van eigen fotografen, aangesloten makers, opdrachtgevers, publieke gebeurtenissen of andere rechtmatige journalistieke bronnen.
De beeldbank gebruikt foto’s voor verslaggeving, informatievoorziening, redactionele ontsluiting, archivering en licentieverlening. HCA gebruikt foto’s niet voor gezichtsherkenning, biometrische identificatie of profilering.
Foto’s kunnen context bevatten waaruit gevoelige informatie blijkt. HCA behandelt zulke beelden en beelden van minderjarigen of kwetsbare situaties met extra zorg en beoordeelt publicatie, onderschrift en context op noodzaak en proportionaliteit.
Verzoek over een foto: stuur het beeldnummer of de directe link, uw naam, de relatie tot de foto en een korte toelichting naar info@fotopersbureauhca.nl. Wij beoordelen ieder verzoek individueel. Verwijdering is niet altijd mogelijk wanneer journalistieke vrijheid, archiefbelang, auteursrecht, rechten van anderen, bewijs of een wettelijke verplichting zwaarder wegen.
6. Waar komen gegevens vandaan?
De meeste klant- en accountgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkene of diens werkgever. Bestel-, download- en technische gegevens ontstaan bij het gebruik van de beeldbank. Foto’s en metadata ontvangen wij van fotografen, redactionele bronnen, opdrachtgevers of uit verslaggeving bij gebeurtenissen die toegankelijk zijn voor pers of publiek.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen gegevens alleen voor zover dat nodig is. Mogelijke ontvangers zijn:
- dienstverleners voor hosting, e-mail, website- en accountbeheer, beveiliging, back-up en technisch onderhoud;
- de betaalprovider die bij het afrekenen wordt getoond, en dienstverleners voor boekhouding en facturering;
- fotografen, opdrachtgevers of licentienemers wanneer dit nodig is om rechten, credits, een bestelling of een klacht te behandelen;
- adviseurs, verzekeraars, incassodienstverleners en bevoegde overheidsinstanties wanneer een juridische of wettelijke noodzaak bestaat.
Dienstverleners die namens HCA persoonsgegevens verwerken, krijgen alleen de gegevens en instructies die nodig zijn en worden waar vereist contractueel gebonden. Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens niet.
8. Doorgifte buiten de EER
Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen wij aanvullende waarborgen waar dat nodig is.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, tenzij een wet, lopend geschil of bewijs- en rechtenbeheer een langere termijn verlangt. In beginsel gebruiken wij de volgende termijnen:
| Gegevens | Gebruikelijke bewaartermijn |
|---|---|
| Accountprofiel | Zolang het account actief is; na sluiting of langdurige inactiviteit doorgaans nog 2 jaar. Bestel- en licentiegegevens kunnen langer blijven staan. |
| Facturen en fiscale administratie | 7 jaar na het einde van het betreffende boekjaar, of langer wanneer een bijzondere fiscale regeling dat verplicht. |
| Bestellingen, licenties en downloadregistraties | Voor zover onderdeel van de administratie 7 jaar; anders doorgaans maximaal 5 jaar na het laatste relevante gebruik of de afhandeling, tenzij een aanspraak langer kan spelen. |
| Klantenservice en algemene correspondentie | Doorgaans 2 jaar na afronding; langer bij een bestelling, klacht of geschil. |
| Technische en beveiligingslogs | Doorgaans maximaal 6 maanden; langer bij een concreet beveiligingsincident of onderzoek. |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot afmelding; een minimale blokkadelijst kan worden bewaard om de afmelding te respecteren. |
| Cookievoorkeuren | Volgens de duur van de betreffende cookie. Het bewijs van een keuze wordt alleen bewaard zolang dat daarvoor nodig is; de actuele duur staat in de cookielijst. |
| Foto’s, onderschriften en archiefmetadata | Zolang een journalistiek, documentair, archief- of rechtenbeheerdoel bestaat. HCA beoordeelt noodzaak en verzoeken periodiek en per geval. |
10. Cookies en vergelijkbare technieken
De beeldbank mag strikt noodzakelijke cookies gebruiken voor onder meer sessies, inloggen, winkelmand, beveiliging en het onthouden van privacykeuzes. Hiervoor is geen toestemming nodig wanneer de cookies geen of slechts geringe gevolgen voor de privacy hebben.
Analytische, personalisatie- of marketingcookies worden, voor zover toegepast en toestemming vereist is, pas geplaatst na een vrije en duidelijke keuze. De bezoeker kan weigeren en een gegeven toestemming later via de cookie-instellingen intrekken. Een actuele cookielijst hoort bij de cookie-instellingen op de website.
11. Beveiliging
HCA neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, actuele software, back-ups, logging en afspraken met dienstverleners. Alleen personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben, krijgen toegang. Geen enkele beveiliging kan ieder risico volledig uitsluiten.
12. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen een verwerking. Toestemming kunt u altijd intrekken; dit maakt eerdere verwerking niet onrechtmatig.
Stuur uw verzoek naar info@fotopersbureauhca.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld of omvangrijk verzoek kan die termijn wettelijk worden verlengd; wij laten dat binnen de eerste maand weten. Om misbruik te voorkomen mogen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, maar wij vragen niet meer dan nodig.
Privacyrechten zijn niet absoluut. Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden beperkt door onder meer wettelijke bewaarplichten, rechten en vrijheden van anderen, bescherming van juridische aanspraken en de regels voor verwerkingen voor journalistieke doeleinden. Wij motiveren een afwijzing of beperking.
13. Klacht bij de toezichthouder
Neem bij een klacht bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij naar een oplossing kunnen zoeken. U houdt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie: autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap
14. Minderjarigen
Een account of aankoop door iemand jonger dan 16 jaar hoort via of met toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger plaats te vinden. Voor journalistieke foto’s van minderjarigen geldt de zorgvuldige beoordeling uit artikel 5 van deze verklaring.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
HCA neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor een persoon rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen hebben.
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de beeldbank, dienstverlening of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat op www.fotopersbureauhca.nl. Bij een belangrijke wijziging informeren wij accountgebruikers op een passende manier.
17. Contact
Privacyvragen, verzoeken over een account en verzoeken over een foto kunnen worden gestuurd aan info@fotopersbureauhca.nl. Vermeld bij een foto bij voorkeur het beeldnummer of de directe link.
Fotopersbureau HCA / Hardcom, Karinthiestraat 6, 1827 EP Alkmaar, Nederland. Telefoon +31 (0)6 53740376. Administratieve vragen: administratie@hca-print4you.nl.